Sidst opdateret den 9. maj 2018

 

Behandling af personoplysninger

i virksomheden “Tairo Klinik”, cvr: 34814880

 

© Olejann Malchau Udarbejdet på baggrund af skriftligt materiale vedrørende Persondataforordningen, samt efter seminar forestået af Thorsten Kranz fra advokatfirmaet Bech-Bruun. Stilles til rådighed for medlemmerne i RABforum og SundhedsRådet.

 

Uden ansvar.

 

Indholdsfortegnelse

 

1. Lovgivningens rammer – teori

1.1 Baggrund

1.1.1 Persondataforordning

1.1.2 Tilsluttende dansk lovgivning

1.2 Krav

1.3 Ansvar

1.3.1 Ansvar for data

1.3.2 Ansvar for databehandlingen

1.3.3 Samtykkeerklæring

1.4 Videregivelse

1.4.1 Aftale om databehandlingen

1.4.2 Lovreguleret videregivelse

1.4.3 Back-up og ”cloud”

1.5 Opbevaring af personlige oplysninger

1.6 Dokumentationskrav

1.6.1 Behandlingen af personoplysninger skal dokumenteres

1.6.2 Risikoanalyse

2. Sådan gør vi – praksis hos Tairo Klinik

2.1 Behandling af personoplysninger

2.1.1 Typer af personoplysninger

2.1.2 Samtykkeerklæring

2.2 Ansvaret for personoplysningerne

2.2.1 Dataansvarlig

2.2.2 Databehandler

2.3 Videregivelse af personoplysninger

2.4 Opbevaring af personoplysninger

2.5 Dokumentation

2.5.1 Den dataansvarlige

2.5.2 Databehandleren

2.5.3 Formålet med behandlingen af personoplysninger

2.5.4 Beskrivelse af kategorier af anvendte personoplysninger

2.5.5 Tidsfrister for sletning

2.5.6 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Bilga 1: Samtykkeerklæring

Bilag 2: Databehandleraftale

 

De officielle GDPR definitioner:  Dataansvarlig: ”En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger; hvis formålene og hjælpemidlerne til en sådan behandling er fastsat i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, kan den dataansvarlige eller de specifikke kriterier for udpegelse af denne fastsættes i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret.”  Databehandler: ”En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.”

§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§   Hold fast i begreberne (se de officielle definitioner nedenfor): Den dataansvarlige – er den, der modtager de personlige oplysninger fra en kunde/klient og som har den personlige kontakt. Databehandleren – er den, der behandler/opbevarer/har adgang til de personlige oplysninger. Det er altid den dataansvarlige, der har det juridiske ansvar overfor den person, hvis data man modtager.   §§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§

1. Lovgivningens rammer – teorien

Fortalen til Jyske Lov fra år 1241, som kong Valdemar gav, og Danerne vedtog, lyder således: ”Med lov skal land bygges”.

Og denne sætning gælder fortsat, således at vi som borgere i Danmark, har pligt til at følge landets lovgivning. Derfor skal personlige oplysninger behandles og anvendes på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde.

1.1 Baggrund

Baggrunden for dette resume af lovgivningens rammer for behandling af personoplysninger tager udgangspunkt i

• EU’s Persondataforordning (GDPR)
• Tilsluttende dansk lovgivning.

Formålet med lovgivningen er at sikre samtlige borgere i såvel EU som i Danmark en privatlivsbeskyttelse, således at der sikres arbejdsgange, der beskytter oplysningerne om den enkelte person.

1.2 Krav til behandling af personoplysninger

Forudsætningen for indhentning og opbevaring af personoplysninger er, at

• de er nødvendige
• de er rigtige og ajourførte
• de er tilgængelige for den person, de vedrører
• de kan slettes
• der foreligger en samtykkeerklæring, kontrakt eller juridisk forpligtigelse.

Enhver håndtering af personlige oplysninger er behandling.

Der er to typer af personoplysninger, som angivet i eksemplerne nedenfor:

Almindelige oplysninger	Følsomme oplysninger
Navn Adresse Telefonnummer Fødselsdato e-mailadresse Familieforhold Sociale problemer Stilling	Helbredsmæssige eller seksuelle    forhold Fagforeningsoplysninger CPR nr. (DK) Politisk/religiøs overbevisning Genetiske eller biometriske data

 

For at sikre, at en person ved, at behandleren opbevarer personlige data om den pågældende, skal der foreligge en samtykkeerklæring vedrørende den konkrete behandling. Denne kan ifølge dansk lovgivning være enten mundtlig eller skriftlig.

Afgivelse af en samtykkeerklæring skal være frivillig (uden pres eller tvang), specifik (knyttet til en konkret anvendelse) og informeret (hvad samtykket gives til) og i særlige tilfælde utvetydigt.

Formålet er at sikre, at de oplysninger, den dataansvarlige ønsker at få oplyst, kun er de nødvendige, at den dataansvarlige ved, at der er forskel på anvendelsen af oplysningerne og at den dataansvarlige ved, at ”ejeren” til konkrete personoplysninger alene er den person, som oplysningerne vedrører.

1.3 Ansvar

Der skelnes i Persondataforordningen imellem i hvert fald disse følgende hovedtyper af interessenter

• den dataansvarlige
• databehandleren, og
• tredjemand

Alle udover den dataansvarlige og databehandleren er tredjemand.

Databehandleren er en fysisk eller juridisk person, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Der må udelukkende anvendes databehandlere, som kan stille garantier i form af ekspertise, pålidelighed og ressourcer.

Man kan outsource opgaven, men ikke ansvaret. Derfor skal der være en skriftlig databehandleraftale imellem den dataansvarlige og databehandleren.

Formålet er at fastlægge ansvaret for håndteringen af personlige oplysninger, således at den dataansvarlige er den, der indsamler og bruger de personlige data og databehandleren, der både kan være den dataansvarlige selv, eller f.eks. en ekstern udbyder af bookingsystemer, systemer til journalføring eller udbydere af hjemmesider o.l.

1.4 Videregivelse af data

1.4.1 aftale om databehandling

Videregivelsen skal principielt

• være i en legitim (”berettiget”) interesse
• være baseret på en skriftlig aftale om ansvarsfordeling mm.
• udvise varsomhed i forbindelse med sociale medier
• være godkendt i en samtykkeerklæring

1.4.2 lovreguleret videregivelse

For lovgivningsmæssige krav om videregivelse af personlige oplysninger, kan der foreligge andre krav.

1.4.3 Back-up og ”cloud”

Her skal udbyderen dokumentere en sikker adgang og opbevaring.

Formålet er at sikre, at personlige data ikke ”slippes fri” eller ”lækkes” overfor tredjemand.

1.5 Opbevaring af personlige oplysninger

Der stilles krav til opbevaring af personlige oplysninger, såvel vedrørende

• en fysisk opbevaring, som
• en elektronisk opbevaring

Formålet er, som nævnt under 1.1 at sikre en privatlivsbeskyttelse. Opbevaringen skal beskrives, jf. punkt 1.6.

 1.6 Dokumentationskrav

Den dataansvarlige er ansvarlig for og skal kunne påvise, at principperne for behandlingen af personoplysninger overholdes. Der er bl.a. følgende krav til dokumentationen, der skal foreligge skriftligt

• Navn og kontaktinformation på den dataansvarlige
• Formål med anvendelsen af personlige oplysninger
• Beskrivelse af kategorier af personoplysninger
• en generel angivelse af tidsfrister for sletning
• En beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (risikovurdering)

Formålet er at kunne bevise at virksomheden har forstået og lever op til de retslige forpligtigelser, der er gældende i forbindelse med behandlingen af personoplysninger og at dette kan dokumenteres overfor myndighederne.

—ooOoo—

 2. Sådan gør vi – praksis hos Tairo Klinik

2.1 Behandlingen af personoplysninger

Den registrerede har altid ret til indsigt i egne data.

2.1.1 Typer af personoplysninger

I virksomheden Tairo Klinik indhentes de nødvendige personlige oplysninger til at kunne identificere personen og til at kunne stille en diagnose forud for iværksættelse af en behandling.

 2.1.2 Samtykkeerklæring

Der indhentes altid en skriftlig samtykkeerklæring. Samtykkeerklæringen findes som bilag 1.

Behandlingen af ”Almindelige personoplysninger” kræver informeret samtykke (”mundtligt eller skriftligt indforstået”), mens behandlingen af ”Følsomme personoplysninger” kræver et udtrykkeligt samtykke (”frivilligt, specifikt og informeret viljestilkendegivelse”). ”Stiltiende” eller ”indirekte” samtykke er ikke gældende.

Personen har ret til at trække sit samtykke tilbage. I så fald slettes eller anonymiseres personens data. Dette gøres ved at kontakte Tairo Klinik på info@tairoklinik.dk.

 2.2 Ansvar

2.2.1 Dataansvarlig

Den dataansvarlige er klinikkens indehaver.

2.2.2 Databehandler

Tairo Klinik er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Terapeut Booking som udbyder et bookingsystem til behandling og arkivering af personoplysninger og til booking af tider i klinikken med tilhørende autogenereret bekræftelse til kunden. Databehandleren er derfor udbyderen, Terapeut Booking.

Der foreligger en skriftlig databehandleraftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag 2.

 2.3 Videregivelse af personlige oplysninger

Personlige oplysninger videregives aldrig til 3. part, uden kundens udtrykkelige skriftlige samtykke, medmindre særlovgivning siger noget andet.

Personen har ret til at få udleveret de oplysninger, som personen selv har tilvejebragt, eller at få dem videresendt til en anden dataansvarlig i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

2.4 Opbevaring af personlige oplysninger

Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Terapeut Booking som udbyder et bookingsystem til behandling og arkivering af personoplysninger og booking.

Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden, hvoraf opbevaringsfrister mm. fremgår. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag 2.

2.5 Dokumentation

2.5.1 Den dataansvarlige

Virksomheden er ”Tairo Klinik”, CVR nr. 34814880.

Den dataansvarlige er:

Kasper S. Andersen

Banegårdspladsen 10, 2. sal

8000 Aarhus C

Tel: 22941950

Email: kasper@tairoklinik.dk

 2.5.2 Databehandleren

Databehandleren er:

Terapeut Booking ApS

c/o HTML24 ApS

Strandlodsvej 44, 3.

2300 København S

Tel: 42498300

Email: kontakt@terapeutbooking.dk

2.5.3 Formålet med behandlingen af personlige oplysninger

Formålet er – ud fra kundens egne helbredsoplysninger og andre konkrete personoplysninger – at kunne identificere, diagnosticere og behandle kunden med Rolfing, akupunktur, Buteyko, mm. samt at kunne dokumentere den gennemførte behandling.

2.5.4 Beskrivelse af kategorier af anvendte personoplysninger

Følgende personlige oplysninger efterspørges:

Almindelige oplysninger	Følsomme oplysninger
Navn Stilling/arbejdsvilkår Fødselsdato Telefonnummer e-mailadresse	Årsag til henvendelse Medlemskab af sygeforsikringen CPR nr. Generel sundhed: Medicin, operationer, motion, etc.

2.5.5 Tidsfrister for sletning

Oplysninger, hvor sidste aktive dato er mere end 5 år gammel, destrueres på betryggende måde.

Er der forskningsmæssige hensyn, hvor oplysningerne indgår i anonymiseret form, eller er der verserende sager af juridisk karakter, kan oplysningerne opbevares i længere tid.

2.5.6 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (risikovurdering)

Sikkerhedsforanstaltning	Risikovurdering*)
Adgangsforhold: Terapeut Booking, password Opbevaring: Terapeut Booking, GSuite Sikret datalinje: SSL Svar på henvendelser pr. e-mail og aftaler om konsultation Korrespondance på ”nettet” – der er password til pc’er og GSuite Kommunikation med databehandler (Terapeut Booking)	Lav Lav Lav Lav Lav Lav

^*) Risikovurderingen kan være Lav, Middel eller Høj

Ved brud på sikkerheden anmeldes dette til Datatilsynet senest 72 timer efter bruddet.

Her oplyses det, hvad konsekvenserne af sikkerhedsbruddet er samt oplyses, hvad der er gjort for at stoppe sikkerhedsbruddet, og – hvor det er muligt – underrettes de berørte personer.

—ooOoo—

 

Bilag 1, samtykkeerklæring

Samtykkeerklæring Undertegnede Navn  _______________________________________________________ Adresse        _______________________________________________________ Postnr.         ______________   By       ____________________________________ Telefon         ______________ Email  _______________________________________________________   giver hermed mit udtrykkelige samtykke til, at Tairo Klinik, ved Kasper Søgaard Andersen Banegårdspladsen 10, 2. sal 8000 Aarhus C opbevarer nødvendige personlige oplysninger om mig, for at jeg kan modtage den behandling, som diagnosticeres til at være nødvendig i forbindelse med min henvendelse.   Jeg bekræfter samtidig, at jeg er blevet informeret om, at –      samtykkeerklæringen kun er gyldig, fordi jeg har afgivet den frivilligt –      oplysningerne udelukkende anvendes i forbindelse med det, min henvendelse vedrører –      oplysningerne udelukkende anvendes i forbindelse med den behandling, der iværksættes –      jeg til enhver tid har ret til indsigt i de opbevarede oplysninger –      mine personlige oplysninger slettes senest 5 år efter sidste anvendelse –      jeg kan tilbagekalde samtykkeerklæringen og at mine personlige oplysninger derefter slettes eller anonymiseres.         Aarhus den ______________      ____________________________________ Underskrift

 

 

Bilag 2, indhold i databehandleraftalen

 

Tairo Klinik bruger Terapeut Booking til databehandling. Nedenfor er et link til databehandleraftalen mellem Tairo Klinik og Terapeut Booking.

https://docs.google.com/document/d/1nJMMWrrM-rkFApwRPrva6HKSI-3pmLE9w7RKYSl7g1U/edit

 

Typen af personoplysninger der behandles (forslag til indhold):

Behandlingerne indeholder personoplysninger i de nedenfor nævnte kategorier.

 Almindelige personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6)

• Almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, email.

 Følsomme personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9):

• Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.

 Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9):

• Personlige oplysninger som er relevante i forhold til behandling.

 Oplysninger om cpr-nummer (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 87)

• CPR-numre